mercredi, 07 juin 2017 08:37

Créer une base de connaissances privée pour votre entreprise

Certaines entreprises ont compris l'importance d'avoir une base de connaissances qui est plus qu'un simple dépôt de données statique. Elles veulent un endroit où les gens se connectent et collaborent les uns avec les autres et apportent l'information dont ils ont besoin pour effectuer un travail qui peut être consulté à tout moment et à partir de n'importe quel appareil.

Toutefois, la traduction de votre vision d'une base de connaissances privée dans la réalité n'est pas toujours simple. Voici 11 conseils rapides pour la mise en place d'une base de connaissances interne efficace.

Qu'est-ce qu'une base de connaissances privée ?

Les bases de connaissances privées sont des référentiels internes déployés par des entreprises pour partager des informations et collaborer à des projets en interne. Elles fournissent aux employés des informations importantes et faciles à trouver et, étant donné qu'il s'agit d'un outil interne, il n'y a aucun risque de partager des informations privées ou sensibles avec le grand public. Les employés sont encouragés à partager du contenu et à contribuer à la base de connaissances collective.

Une base de connaissances privée offre de nombreux avantages à l'entreprise et à son personnel. Elle organise et stocke des contenus qui peuvent être partagés et de recherchés. Les bases de connaissances typiques contiennent des articles pratiques, des informations pour un dépannage, des FAQ, des manuels, des mises à jour utiles et plus encore. Une bonne base de connaissances interne rationalise la communication entre les équipes, ce qui permet de gagner du temps et de l'énergie.

1. Mettre l'accent sur la pertinence

Toute connaissance est individuelle. Si vous souhaitez générer des niveaux d'utilisation et de contribution dans la base de connaissances, priorisez la pertinence avant l'exhaustivité. Identifiez les principaux domaines thématiques les plus pertinents pour vos équipes et alimentez en contenus ce premiers sujets. Une fois que vous avez gagné l'engagement du personnel, vous pouvez progressivement bâtir votre base de connaissances pour embrasser d'autres sujets. Construire une base de connaissances fonctionne mieux lorsque vous créez et documentez des problèmes et des problèmes fréquemment rencontrés.

2. Mises à jour fréquentes et nouveaux contenus

Si vous souhaitez obtenir la meilleure productivité dans votre base de connaissances privée, assurez-vous qu'elle est régulièrement mise à jour et qu'elle propose de nouveaux contenus. De nouvelles idées et informations doivent être intégrées de façon transparente lorsqu'elles sont disponibles. Au fur et à mesure que les employés interagissent avec la base de connaissances, ils peuvent réviser continuellement l'information, contribuer au contenu et ajouter leurs commentaires. Cette approche garantit que les connaissances sont mises à jour et maintenues en permanence, offrant une valeur et des idées cohérentes.

3. Création de contenu

Votre base de connaissances privée permet à votre entreprise d'atteindre le public de toute l'entreprise, quelle que soit la localisation, les fuseaux horaires ou les horaires de chacun. Pour obtenir des résultats optimaux, intégrer les blogs et les médias sociaux et inclure du contenu marketing pour sensibiliser vos équipes aux valeurs de votre marque. Votre contenu peut inclure des vidéos, des images et d'autres fonctionnalités.

4. Créer une taxonomie simple et rationalisée

Votre base de connaissances en ligne doit être facile d'accès et son fonctionnement simple d'utilisation, ce sont les impératifs à respecter pour que tout le monde l'utilise. Il est important d'intégrer un modèle de navigation simplifié pour permettre une collaboration interne et faciliter le partage et la mise à jour des informations facilement. Des taxonomies intelligentes et une navigation facile à utiliser encouragent vos équipes internes à accéder et mettre à jour vos informations à tout moment.

5. Amélioration continue

Pour qu'une base de connaissances soit adoptée par tous, elle nécessite une des améliorations permanentes. À mesure que vous développez et gérez la base de connaissances de votre entreprise, les employés peuvent rechercher des réponses de manière ciblée et efficace. L'efficacité de votre base de connaissances dépend de la capacité de votre entreprise à créer, éditer et revoir régulièrement ses contenus.

6. Recueil des meilleures pratiques

Créer une zone dans une base de connaissances interne où les membres expérimentés de l'équipe et les experts en la matière peuvent décrire leurs meilleures pratiques, des guides d'information et des opérations importantes, signifie que la propriété intellectuelle de l'entreprise n'est jamais perdue et est activement exploitée. En plus d'agir comme une sauvegarde de la mémoire de l'entreprise, une base de connaissances interne permet de maintenir les procédures et l'information cohérentes dans toute l'entreprise.

7. Connectivité mobile

La technologie mobile est devenue le principal moyen d'accès à Internet. Les périphériques mobiles permettent d'économiser de l'argent et du temps et permettent aux membres du personnel géographiquement dispersés d'avoir accès au système de gestion des connaissances d'une entreprise où qu'ils se trouvent.

8. Collaboration et prise de décision

Il est intéressant d'envisager des fonctionnalités de type wiki dans votre base de connaissances privée pour faciliter la collaboration du personnel sur les projets, surtout si il est réparti dans différents départements ou dans différents bureaux à travers le pays, ou même dans le monde entier. Cela limite la duplication des efforts et permet aux idées d'être travaillées plus en profondeur, de faciliter la communication et la discussion.

9. L'ajout d'une dimension sociale

L'ajout d'une dimension sociale à votre base de connaissances permet d'obtenir un réseau virtuel d'experts en la matière. Plutôt que d'avoir un rôle purement éducatif, les participants peuvent construire leur propre recueil d'expertises sur plusieurs sujets, en discutant des points les plus complexes entre eux. Les participants apportent des réponses et des discussions sur le sujet. L'intégration de l'interaction sociale dans votre base de connaissances permet une rétroaction plus immédiate et les commentaires motivent l'engagement.

10. Gamification de l'apprentissage

Les réseaux sociaux ne sont pas la seule tendance à prendre en compte pour la conception d'une base de connaissances de nos jours. En appliquant la mécanique des jeux, les entreprises peuvent augmenter leur consommation. Le but est de proposer d'utiliser le temps de façon productive.

La collaboration et l'apprentissage sont sensibles au temps. La formation en ligne doit permettre d'acquérir des compétences rapidement. Les jeux doivent être intéressants, doivent permettre d'acquérir des compétences et augmenter leur rétention. Il a été démontré que les notions de communauté et de jeu permettaient une meilleure augmentation des connaissances.

11. Gérer les paramètres

La mesure du succès lors du lancement de ce type d'initiatives est une étape importante vers l'amélioration du rendement de l'équipe. Voici quelques paramètres simples à prendre en considération :

- Nombre d'articles créés et mis à jour par l'équipe.
- Nombre d'articles apportés par des membres externes de l'équipe.
- Nombre d'articles utilisés par l'équipe.
- Nombre d'interactions avec des articles.

En analysant ces mesures de votre base de connaissances, vous construirez une combinaison gagnante, intelligente et efficace, une combinaison gagnante donc !

En conclusion

Lorsque vous construisez une base de connaissances, il est important de garder ces choses à l'esprit pour assurer une acceptation cohérente de la base de connaissances, une formation continue des employés et une collaboration cohérente entre vos employés. Restez organisé et habilitez votre personnel à ajouter des informations, à revoir régulièrement le contenu et mettre à jour les informations afin qu'il soit facile et agréable de naviguer et apprendre dessus !

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